Assistante Administrative

Véritable pilier de l'organisation, vous interviendrez sur un large périmètre de missions réparti comme suit :

Accueil & Relation avec les familles

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des parents d'élèves, visiteurs et partenaires de l'établissement
• Informer, orienter et accompagner les familles dans leurs différentes démarches administratives
• Répondre aux demandes de renseignements avec professionnalisme et courtoisie
• Garantir une qualité d'accueil conforme à l'image de l'École Le Sud

Gestion administrative des élèves

• Assurer le suivi administratif des inscriptions et des réinscriptions
• Constituer, contrôler et mettre à jour les dossiers administratifs des élèves
• Préparer les attestations de scolarité, certificats, dossiers de transfert et autres documents officiels
• Veiller à la bonne tenue des archives administratives

Secrétariat scolaire

• Participer à la gestion quotidienne du secrétariat
• Assurer la saisie et le suivi des notes, des bulletins scolaires et des relevés de résultats
• Gérer les absences, retards et justificatifs des élèves
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs

Facturation & Suivi administratif

• Participer à la gestion administrative des frais de scolarité
• Assurer le suivi des paiements en collaboration avec le service comptable
• Effectuer les relances administratives concernant les règlements en attente
• Préparer les états de suivi nécessaires à la Direction

Communication

• Assurer la diffusion des communications officielles de l'établissement auprès des parents et des enseignants
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes d'information et différents documents administratifs.
• Gérer les échanges par téléphone, e-mail et via les plateformes de communication de l'école
• Garantir une communication fluide entre les familles, les enseignants et la Direction

Organisation administrative

• Participer à l'organisation des événements de l'établissement : réunions, cérémonies, conférences, journées portes ouvertes, remises de diplômes, etc...
• Assurer la préparation logistique et administrative de ces événements
• Gérer les agendas et la planification de certains rendez-vous selon les besoins de la Direction

Support administratif à la Direction

• Assister la Direction dans ses tâches administratives quotidiennes
• Préparer divers tableaux de suivi et documents de gestion
• Participer à l'amélioration continue des procédures administratives
• Être force de proposition afin d'optimiser l'organisation du secrétariat

Profil recherché

• Titulaire d'un Bac+5 minimum en Gestion des Entreprises, Gestion Administrative, Secrétariat ou équivalent
• Au moins 3 années d'expérience dans une fonction similaire, idéalement au sein d'un établissement scolaire ou d'un organisme de formation
• Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit.
• Bonne maîtrise de l'anglais
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Sens de l'accueil et de la relation client
• Excellente présentation
• Grande rigueur et sens de l'organisation.
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Esprit d'équipe, autonomie et sens des responsabilités
• Réactivité et excellente gestion des priorités
• Une expérience dans un établissement scolaire privé constituera un véritable atout