Assistante administrative

1. Support bureautique & Reporting
Mise en forme : Créer et structurer les tableaux de suivi et les outils d'analyse sur Excel.
Consolidation : Rassembler et synthétiser les indicateurs clés (KPIs) transmis par les différents services.
Supports visuels : Concevoir les graphiques et les présentations PowerPoint pour le Responsable Performance.
Préparation des réunions : Mettre en place les dossiers et supports nécessaires aux réunions de pilotage.
Cycle documentaire : Assurer la mise à jour régulière et l’archivage systématique des reportings.
2. Gestion administrative du service
Gestion documentaire : Classer, archiver et structurer les documents physiques et numériques du service.
Espaces partagés : Administrer et maintenir à jour les outils collaboratifs (Teams, SharePoint, serveurs communs).
Communication : Assurer la diffusion fluide des informations et des directives au sein du service.
3. Suivi administratif des plans d’actions
Pilotage des fichiers : Enregistrer les nouvelles actions, attribuer les échéances et mettre à jour le fichier maître.
Coordination & Relances : Effectuer les relances auprès des responsables d'actions pour garantir le respect des délais.
Suivi de conformité : Centraliser les retours et valider la réception des justificatifs transmis par les équipes.
Alertes : Identifier les dérives et signaler immédiatement les actions en retard au Responsable Performance.
Historisation : Garantir la traçabilité et l'historique complet des actions clôturées.
4. Collecte et centralisation des données
Campagnes de collecte : Initier et suivre les demandes d’informations auprès des services contributeurs.
Gestion des flux : Centraliser les flux de données entrants et relancer rigoureusement les interlocuteurs en cas de pièces manquantes.
Reporting d'avancement : Dresser un état des lieux clair (données reçues vs manquantes) pour arbitrage du Responsable Performance.

• Diplôme : Bac+2 / Bac+3 en Gestion des entreprises, Administration, Finance, Comptabilité ou domaine similaire.
• Expérience : Première expérience réussie sur un poste d'assistanat administratif, support de gestion ou idéalement en milieu industriel.
• Compétences Techniques (Hard Skills)
• Outils Bureautiques : Maîtrise avancée du Pack Office (Excel : formules de base, tableaux croisés dynamiques ; PowerPoint : présentations claires).
• Outils Collaboratifs : Aisance avec les outils de partage et de communication à distance (Teams, SharePoint, Outlook).
• Gestion de données : Capacité éprouvée à collecter, consolider et synthétiser des volumes d'informations variés.
• Qualités Professionnelles (Soft Skills)
• Rigueur et organisation : Précision dans le traitement des chiffres et méthode dans le classement.
• Autonomie et réactivité : Capacité à gérer les priorités et à relancer avec diplomatie mais fermeté.
• Esprit de synthèse : Savoir extraire l'information essentielle pour faciliter la prise de décision.
• Aisance relationnelle : Posture professionnelle adaptée pour interagir avec des services transverses.
• Confidentialité : Discrétion absolue face aux données de performance de l'entreprise.