Responsable BAF Oncologie (H/F)

Le Responsable BAF Oncologie (H/F) est chargé d'assurer la gestion, la coordination et le contrôle des activités d'admission, de prise en charge, de facturation, d'encaissement et de suivi administratif des patients en oncologie, tout en garantissant la conformité des dossiers, la qualité de service et l'optimisation des recettes. Le titulaire du poste veille à la fluidité du parcours administratif des patients et assure une collaboration étroite avec les équipes médicales, paramédicales et les organismes payeurs.

Responsabilités :

Gestion des admissions et des prises en charge

• Superviser l'accueil administratif et l'admission des patients suivis en oncologie (consultations, hôpital de jour, hospitalisation et traitements ambulatoires).
• Veiller à la constitution, la mise à jour et la conformité des dossiers administratifs des patients.
• Contrôler la collecte et la validité des documents nécessaires à la prise en charge.
• Assurer la gestion et le suivi des demandes d'accords préalables et des prises en charge auprès des assurances, mutuelles et organismes payeurs.
• Garantir la continuité administrative du parcours patient tout au long du traitement oncologique.
• Assurer le suivi des renouvellements de prises en charge en fonction des protocoles thérapeutiques.
• Gestion de la facturation, de l'encaissement et du recouvrement
• Superviser la facturation des consultations, séances de chimiothérapie, radiothérapie, actes médicaux, hospitalisations et prestations associées.
• Veiller à la conformité de la facturation avec les conventions, nomenclatures et tarifs en vigueur.
• Contrôler l'établissement des devis, estimations financières et factures finales.
• Superviser les opérations d'encaissement et assurer la sécurisation des recettes.
• Assurer le suivi des règlements patients et organismes payeurs.
• Participer à la gestion du recouvrement des créances et au traitement des dossiers en souffrance.
• Veiller à la réduction des rejets et des impayés liés aux dossiers administratifs incomplets ou non conformes.

Gestion des dossiers assurances et organismes payeurs

• Assurer le suivi des conventions avec les organismes d'assurance maladie et mutuelles.
• Contrôler la conformité des dossiers transmis aux organismes payeurs.
• Gérer les réclamations administratives et les rejets de facturation.
• Assurer le suivi des accords de prise en charge et des renouvellements nécessaires aux traitements de longue durée.
• Participer aux échanges avec les partenaires externes afin d'optimiser les délais de traitement et de remboursement.

Suivi administratif et conformité 

• Garantir le respect des procédures administratives et financières applicables au Centre d'Oncologie.
• Assurer l'archivage physique et électronique des dossiers conformément aux exigences réglementaires.
• Veiller à la confidentialité et à la sécurité des données administratives et médicales des patients.
• Contrôler la qualité et l'exhaustivité des informations saisies dans le système d'information hospitalier.

Management et gestion de l'équipe 

• Encadrer, animer et coordonner l'équipe BAF dédiée à l'activité oncologique.
• Organiser la répartition des tâches et assurer une gestion optimale des ressources.
• Définir les objectifs individuels et collectifs de l'équipe.
• Assurer l'accompagnement, la formation et le développement des compétences des collaborateurs.
• Évaluer régulièrement les performances et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
• Gérer les conflits et litiges avec les patients, leurs accompagnants ou les organismes partenaires, en apportant des solutions adaptées et conformes aux procédures de l'établissement.

Coordination avec les services médicaux et supports

• Collaborer étroitement avec les médecins oncologues, les équipes soignantes, la pharmacie, les services financiers et le contrôle de gestion.
• Assurer la coordination administrative des parcours de soins complexes.
• Participer aux réunions de coordination et aux projets d'amélioration de l'organisation du Centre d'Oncologie
• Fournir aux différents services les informations administratives et financières nécessaires au bon fonctionnement de l'activité.

Optimisation des Processus :

• Participer à l'élaboration, à la mise à jour et à l'amélioration des procédures BAF spécifiques à l'oncologie.
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions d'amélioration continue.

Rapports et Analyses :

• Suivre les indicateurs de performance liés aux admissions, prises en charge, facturation, encaissements et recouvrement.
• Réaliser des analyses financières et statistiques permettant d'optimiser les recettes et la qualité des prestations administratives.
• Proposer des plans d'actions correctifs et préventifs sur la base des résultats observés.
• Produire des tableaux de bord et des rapports périodiques relatifs à l'activité du BAF Oncologie.

Diplôme Bac +5 en gestion en comptabilité, ou un domaine similaire.
Au moins dix (10) ans d'expérience significative en tant que responsable BAF hospitalier.
Une formation complémentaire en gestion hospitalière, gestion des assurances ou facturation médicale est un atout.
Une connaissance approfondie de la législation marocaine en matière de santé et de couverture sociale est essentielle.
Maîtrise des logiciels de gestion hospitalière et des systèmes de facturation.
Bonne connaissance des procédures administratives et comptables relatives à l'admission et à la facturation des soins.
Connaissance des normes et régulations en matière de sécurité sociale, assurances santé et mutuelles.
Compétence dans l'utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
Rigueur et précision et capacité à manager et à travailler en équipe.
Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
Sens de l'organisation, autonomie et gestion du stress.
Sens de l'écoute et réactivité face aux besoins des patients et des partenaires externes.