Assistante / Hôtesse d'accueil

Rejoignez nous, en tant qu'Assistante / Standardiste. Votre rôle principal est d’assurer un accueil professionnel, chaleureux et efficace des visiteurs, clients ou partenaires. En tant que premier point de contact, vous incarnez l’image de l’entreprise et contribuez à créer une première impression positive.

Vos responsabilités incluront:

• Accueil et standard
  - Assurer l'accueil physique des visiteurs.
  - Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
  - Prendre les messages et assurer leur transmission.
  - Accueillir les fournisseurs et prestataires.
  - Gérer les salles de réunion (réservation, préparation).
• Gestion administrative
  - Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant.
  - Préparer les courriers et les envois postaux.
  -  Assurer le classement physique et numérique des documents.
  -  Effectuer les travaux de saisie et de mise en forme de documents.
  -  Archiver les dossiers administratifs.
• Gestion des fournitures et services généraux
  - Suivre le stock des fournitures de bureau et produits d'entretien.
  - Passer les commandes auprès des fournisseurs.
  - Réceptionner et contrôler les livraisons.
  - Assurer le suivi des consommations.
• Support administratif aux différents services
  - Assister les équipes dans les tâches administratives ponctuelles.
  - Participer à la préparation de dossiers administratifs.
  - Assurer le suivi de certains tableaux de bord.
• Coordination des services généraux
  - Assurer le suivi des prestations de nettoyage.
  - Superviser les agents d'entretien et les agents de sécurité.
  - Signaler les anomalies techniques ou besoins de maintenance.
  - Coordonner les interventions des prestataires.
• Gestion des courses administratives
  - Organiser et suivre les courses effectuées par les coursiers.
  - Préparer les documents nécessaires aux dépôts et retraits.
  - Veiller au respect des délais.
• Assistance au suivi des dossiers
  - Participer au suivi administratif des dossiers (leasing, assurances, immatriculations, contrats, etc.).
  - Relancer les différents interlocuteurs lorsque nécessaire.

           - Mettre à jour les tableaux de suivi.

Un Bac +2/3 est requis, idéalement dans les domaines de l'Assistanat de Direction, des Services Généraux, ou des métiers de l'Hôtellerie / Restauration, ainsi que l'économie et gestion

Une première expérience professionnelle de 2 ans dans des fonctions similaires est recherchée.

Pour réussir dans ce rôle, il est essentiel de posséder un excellent sens du relationnel, une grande capacité d'organisation et une présentation soignée. Une bonne maîtrise des outils informatiques de base est indispensable. La polyvalence, la discrétion et une attitude proactive seront de véritables atouts.

• Sens de l'accueil et courtoisie.
• Capacité d'organisation et rigueur.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
• Bonne communication écrite et orale.
• Discrétion et professionnalisme.