Description du poste
Mission générale de la fonction :
• Assurer le traitement administratif et commercial des commandes et dossiers clients, en garantissant la fiabilité des données, le respect des délais, la qualité de service et la coordination entre les clients et les différents services de COPAG.
Responsabilités Techniques:
• Assurer la réception, la saisie et le traitement des commandes clients dans les systèmes d'information.
• Vérifier l'exactitude et la conformité des informations avant validation des commandes ou dossiers.
• Assurer le suivi administratif des commandes jusqu'à leur transmission aux services concernés.
• Mettre à jour les bases de données clients et les outils de suivi de l'activité.
• Élaborer et renseigner les états de suivi et tableaux de bord nécessaires au pilotage de l'activité.
• Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents administratifs et commerciaux.
• Traiter les demandes administratives des clients et assurer un accueil téléphonique professionnel.
• Coordonner les échanges avec les équipes commerciales, l'ADV, la logistique, la finance et les autres services concernés.
• Identifier et remonter les anomalies ou écarts pouvant impacter le traitement des commandes ou la satisfaction des clients.
• Veiller au respect des procédures internes, de la confidentialité des informations et de l'amélioration continue des processus.
• Vérifier et contrôler les bons de livraison produits finis usine (produits et emballages) sur application commerciale et réclamer tout écarts constatés
• Saisir les données de mouvements de stock sur application commerciale en respectant la traçabilité des documents en contrepartie (régularisation ; manque ou surplus usine ; consignation et déconsignation transfert ...)
• Assurer le traitement des données relevant des smartphones et valider les bons de retours vendeurs après vérification de tous les enregistrements (chargement ; invendus ; rendus par type ; remise ; avoirs ...)
• Saisir les inventaires des stocks ; invendus ; rendus et emballages et Faire le rapprochement avec les contrôleurs
• Suivre et contrôler quotidiennement les situations de caisse ; matière et caisserie et s’assurer du respect des procédures en vigueur
• Suivre l’état des soldes des vendeurs et des contrôleurs et réclamer toute anomalies constatées aux responsables des flux et vente
• Suivre les situations des dépositaires : Remise mensuelle ; solde des ventes et soldes des emballages
• Mettre à la disposition du service personnel l’état des prélèvements des soldes le 15 de chaque mois et la transmettre au service comptabilité matière
• Suivre les réclamations d’écart produits et caisseries
• Validation des écarts produits caisserie
• Faire le rapprochement des relevés de l’agence avec le service comptabilité matière agence (CMA)
• Vérifier et comptabiliser les remises des clients classe A
• Assiste à l’inventaire hebdomadaire des stocks produits finis et caisserie
• Suivre la situation des dons et dégustation agence et assurer leurs traçabilités sur le système
• Transmettre les données demandées en concertation avec sa hiérarchie
• Tenir à jour la base de données de l’application commerciale et veiller au respect des règles de sécurité informatique (virus. fuites d’informations.) et être réactif en cas de défaillance du système d’information
• Etablir les commandes des fournitures de bureaux et les transmettre au siège dans les délais
• Assurer la saisie et la répartition des commandes de l’usine sur application et l’envoi dans les délais. des liasses de livraison au siège après vérification
Conditions standard d’accès :
• Formation : Bac+2 , Domaine de formation: Informatique/Gestion
• Equivalent : Bac avec 2 ans d'expérience
• Expérience professionnelles : 1 ans d’expérience dans le domaine administratif