Assistant(e) Administratif(ve) H/F

L'assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante. Il /elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du décanat de la faculté.
Il/elle aura pour principales missions :

• Coordonner les aspects logistiques du décanat
• Assurer la réception et le traitement des demandes des étudiants de l'Etablissement.
• Assurer la réception et le traitement des demandes des enseignants permanents et vacataires rattachés à l'Etablissement
• Gérer, traiter, coordonner des informations écrites et orales
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les différentes structures de l'établissement et les partenaires extérieurs
• Organiser et préparer les réunions et événements
• Rédiger, mettre en forme ou relire des courriers et documents complexes
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents
• Organiser l'agenda du décanat
• Organiser le classement des dossiers et procéder à un archivage régulier
• Assurer le suivi des réalisations des différents enseignements
• Réaliser le paramétrage nécessaire sur le système d'information pour assurer la saisie de notes pour les différentes matières enseignées à la Faculté
• Editer les ré canotes semestrielles et annuelles
• Rédiger les PV des réunions d'ordre académique
• Editer les attestations de réussite
• Coordonner avec les entités administratives internes de l'UIR
• Assurer la gestion de la fourniture de la Faculté

Profil recherché :

• De formation BAC + 3 ou diplôme équivalent avec une expérience minimum de 3 ans dans un secteur similaire (Ecole supérieure ou Université) serait un atout important.

Connaissances :

• Organisation de l'enseignement supérieur et connaissances réglementaires générales Méthodologie de conduite de projet
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Connaissances budgétaires générales
• Savoir-faire :
• Maîtriser les langues arabe et française écrites et orales
• Avoir un bon niveau en langue anglaise
• Maîtriser les techniques d'assistanat / de secrétariat
• Maîtriser les logiciels bureautiques courants (traitement de texte, Excel, PowerPoint, Environnement Windows, Applications planning, rendez-vous, Applications de gestion des sites d'informations...Hiérarchiser les activités et apprécier le degré d'urgence
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des procès-verbaux, des relevés de décision, des rapports, des documents
• Créer des procédures
• Concevoir des tableaux de bord

Savoir être :

• Rigueur, Fiabilité, Discrétion et sens de la confidentialité, Réactivité, Disponibilité, Sens relationnel, Esprit d'initiative, Polyvalence, Dynamisme