Description du poste
Nous recherchons un(e) Agent bureau d’ordre expérimenté(e) et rigoureux(se) pour rejoindre notre Direction Administrative et Financière à l’HUIR.
Mission principale : L’agent bureau d’ordre est chargé de la réception, de l’enregistrement, de la distribution et de l’expédition du courrier et des documents administratifs.
L’agent assure la traçabilité, la diffusion et la conservation des documents entrants et sortants de la structure.
Responsabilités :
Gestion du courrier entrant
• Réceptionner le courrier postal et les factures.
• Enregistrer les courriers dans le registre ou le logiciel dédié (numérisation, indexation, classement).
• Identifier les destinataires et assurer la diffusion interne.
• Veiller au respect des circuits de validation.
Gestion du courrier sortant
• Collecter le courrier auprès des services.
• Vérifier la conformité des envois (signature, pièces jointes, adresses).
• Enregistrer les courriers sortants et assurer leur expédition (poste, messagerie, courriel officiel).
• Tenir à jour les registres correspondants.
Accueil et information
• Réceptionner les documents remis sur place (demandes, dossiers, formulaires).
• Transmettre les informations ou dossiers aux services concernés.
Classement et archivage
• Classer et archiver les documents conformément aux procédures internes.
• Participer à la préparation des versements aux archives.
• Veiller à la confidentialité et à la sécurité des documents.
Profil recherche
Compétences requises :
Savoirs :
• Connaissance des circuits administratifs et des règles de correspondance.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels de gestion du courrier.
• Notions de classement et d’archivage.
Savoir-faire :
• Enregistrer, trier et diffuser efficacement les documents.
• Respecter les délais de transmission et les procédures internes.
• Accueillir et informer avec courtoisie et professionnalisme.
Savoir-être :
• Rigueur, discrétion, sens de l’organisation.
• Esprit d’équipe et sens du service public.
• Réactivité et autonomie.
Profil souhaité :
• Bac+2 ou 3 ou équivalent (secrétariat, gestion administrative).
• Plus de 5 ans d’expérience souhaitée dans un poste similaire.
• Bonne présentation et aisance relationnelle.