Responsable Front office (Admission/prise en charge/encaissement) (H/F)

Le Responsable Front office (H/F) est chargé de piloter l'ensemble des activités administratives liées à l'accueil des patients, à la gestion des prises en charge par les organismes payeurs et à l'encaissement des prestations de soins. Il/ Elle garantit la qualité, la fiabilité et la conformité des opérations administratives et financières tout au long du parcours patient.

Responsabilités :

Gestion des admissions

• Gérer et résoudre les réclamations, conflits et litiges administratifs ou financiers avec les patients, en veillant à préserver la qualité de la relation avec les patients, à garantir le respect des procédures de l'établissement et à apporter des solutions adaptées dans les meilleurs délais.
• Superviser l'accueil administratif des patients.
• Veiller à la qualité et à la fiabilité des informations recueillies lors de l'admission.
• Contrôler la constitution et la conformité des dossiers administratifs.
• Assurer la fluidité du parcours administratif du patient.

Gestion des prises en charge

Superviser le traitement des demandes de prise en charge auprès des organismes payeurs (assurances, mutuelles, conventions, entreprises, etc.).
Veiller à l'obtention des accords nécessaires dans les délais requis.
Contrôler la conformité des garanties et des couvertures accordées.
Assurer le suivi des dossiers en attente de validation ou de complément d'information.
Collaborer avec les organismes partenaires pour résoudre les litiges ou anomalies.
Gestion de l'encaissement

• Superviser les opérations de facturation et d'encaissement des prestations médicales et hospitalières.
• Veiller à l'application correcte des tarifs et des conditions de prise en charge.
• Contrôler les encaissements en espèces, chèques, virements, cartes bancaires et autres moyens de paiement.

Management et organisation

• Encadrer, coordonner et évaluer les équipes Admission, Prise en Charge et Encaissement.
• Organiser les plannings et assurer la continuité du service 7j/7.
• Définir les objectifs de performance et suivre les indicateurs d'activité.
• Participer au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Contrôle et amélioration continue

• Mettre en place et suivre les procédures opérationnelles du service.
• Contrôler la qualité des données administratives et financières.
• Elaborer les reportings et tableaux de bord d'activité.
• Analyser les dysfonctionnements et proposer des actions correctives. 

Formation Bac +4 à Bac +5 en gestion financière ou comptable.
Expérience significative (10 ans ou plus) en facturation hospitalière.
Une première expérience dans un contexte de projet hospitalier est un atout majeur.
Une formation complémentaire en gestion hospitalière, gestion des assurances ou facturation médicale est un atout.
Maîtrise des logiciels de gestion hospitalière et des systèmes de facturation.
Connaissance des normes et régulations en matière de sécurité sociale, assurances santé et mutuelles.
Compétence dans l'utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
Rigueur et précision et capacité à manager et à travailler en équipe.
Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
Sens de l'organisation, autonomie et gestion du stress.
Sens de l'écoute et réactivité face aux besoins des patients et des partenaires externes.