Directeur(trice) Administratif(ve), Financier(ère) et des Opérations

Sous l'autorité du Directeur exécutif, le(a) Directeur(trice) Administratif(ve), Financier(ère) et des Opérations assure la gestion administrative, financière, comptable et juridique du Secrétariat permanent des Capitales Africaines de la Culture.

Il garantit la bonne gestion des ressources de l'organisation, la fiabilité des procédures administratives et financières ainsi que la conformité des opérations aux exigences des partenaires institutionnels et financiers.

Dans un contexte de développement d'une organisation panafricaine de coopération culturelle, il accompagne la structuration du Secrétariat et assure le pilotage financier de l'ensemble des activités de l'institution, qu'il s'agisse du fonctionnement du Secrétariat, des programmes de coopération, des éditions des Capitales Africaines de la Culture ou des événements organisés par le Secrétariat.

• la gestion comptable et financière du Secrétariat ;
• l'élaboration et le suivi du budget annuel de fonctionnement ;
• l'élaboration, le suivi et le contrôle des budgets des programmes, projets et éditions ;
• la gestion administrative et financière des subventions, conventions de financement, mécénats, partenariats et financements institutionnels ;
• le suivi financier des projets financés par des bailleurs nationaux et internationaux ;
• la préparation des budgets dans le cadre des réponses aux appels à projets ;
• le pilotage financier des événements organisés par le Secrétariat ;
• la production des reportings financiers destinés aux partenaires et bailleurs ;
• la mise en place d'outils de contrôle de gestion, de suivi budgétaire et de pilotage ;
• la structuration des procédures administratives et financières d'une institution en pleine croissance.

Pilotage administratif, financier et comptable du Secrétariat

Le(a) Directeur(trice) Administratif(ve), Financier(ère) et des Opérations est responsable de la gestion financière globale du Secrétariat permanent.

II assure notamment :

• l'élaboration et le suivi du budget annuel de fonctionnement ;
• la supervision de la comptabilité générale et analytique ;
• la gestion de la trésorerie ;
• la préparation des clôtures comptables ;
• la production des états financiers ;
• la mise en place des outils de contrôle de gestion ;
• le suivi des indicateurs financiers;
• l'élaboration de tableaux de bord d'aide à la décision ;
• la préparation des audits financiers.

Gestion des financements, subventions et relations avec les bailleurs

Le(a) Directeur(trice) Administratif(ve), Financier(ère) et des Opérations garantit la bonne gestion administrative et financière des financements obtenus par le Secrétariat.

Il est notamment chargé de :

• assurer la gestion financière des conventions de subvention ;
• suivre les conventions de financement;
• assurer le suivi administratif des mécénats, partenariats et financements institutionnels ;
• contrôler l'éligibilité des dépenses selon les règles propres à chaque bailleur ;
• préparer les rapports financiers destinés aux partenaires ;
• assurer le suivi des échéances contractuelles et des obligations de reporting ;
• préparer les audits des projets financés ;
• assurer les relations administratives et financières avec les bailleurs de fonds.

Gestion financière des programmes et projets

En lien avec le Directeur exécutif, la Chargée de mission et la Responsable de la coordination des programmes, il assure le pilotage financier des différents programmes portés par le Secrétariat.

À ce titre, il est notamment chargé de :

• élaborer les budgets prévisionnels des projets ;
• construire les plans de financement ;
• participer au montage financier des réponses aux appels à projets ;
• suivre l'exécution financière des projets ;
• contrôler les engagements de dépenses ;
• assurer le suivi financier des éditions des Capitales Africaines de la Culture ;
• produire les bilans financiers des programmes ;
• proposer des outils d'optimisation budgétaire.

Gestion financière des événements et des missions

Le(a) Directeur(trice) Administratif(ve), Financier(ère) et des Opérations assure le pilotage budgétaire des événements, conférences, rencontres institutionnelles, missions et activités organisés par le Secrétariat.

Il est notamment chargé de :

• élaborer les budgets prévisionnels des événements ;
• assurer le suivi financier de leur préparation et de leur mise en œuvre ;
• contrôler les dépenses et leur conformité avec les budgets validés ;
• assurer le suivi des devis, marchés, contrats et commandes ;
• superviser les paiements des prestataires ;
• produire les bilans financiers des événements ;
• contribuer à l'optimisation des coûts.

Administration, ressources humaines et affaires juridiques

Le(a) Directeur(trice) Administratif(ve), Financier(ère) et des Opérations supervise l'ensemble des fonctions administratives du Secrétariat.

II assure notamment :

Administration

• supervision de l'administration générale ;
• mise en place et amélioration des procédures internes ;
• gestion des assurances ;
• suivi des contrats et conventions ;
• gestion documentaire et archivage administratif.

Ressources humaines

• préparation et suivi des contrats de travail ;
• gestion administrative du personnel ;
• suivi des consultants et prestataires ;
• participation aux recrutements ;
• mise en place des procédures RH.

Juridique

• suivi des conventions de partenariat ;
• contrôle de la conformité réglementaire ;
• suivi des obligations administratives et fiscales ;
• relations avec les conseils juridiques.

Fonctionnement du siège

Il supervise également les fonctions support du Secrétariat :

• régie du siège ;
• maintenance des locaux ;
• achats et approvisionnements ;
• suivi des fournisseurs ;
• entretien des locaux ;
• logistique générale.

Structuration et développement de l'organisation

Le(a) Directeur(trice) Administratif(ve), Financier(ère) et des Opérations contribue activement à la structuration du Secrétariat permanent.

À ce titre, il participe à :

• la mise en place des procédures administratives et financières ;
• la formalisation des circuits de validation;
• la création d'outils de pilotage ;
• le développement du contrôle interne ;
• la gestion des risques ;
• l'amélioration continue des processus administratifs et financiers ;
• la structuration d'une organisation appelée à se développer à l'échelle panafricaine.

• Bac +5 en finance, comptabilité, gestion, administration ou équivalent.
• Minimum 5 années d'expérience dans des fonctions de direction administrative et financière.
• Expérience souhaitée dans une organisation internationale, une ONG, une fondation, une institution publique ou parapublique, ou une organisation culturelle.
• Expérience confirmée en gestion de projets financés par des bailleurs de fonds nationaux et internationaux.
• Expérience en structuration ou développement d'une organisation en croissance appréciée.

Compétences techniques

• Gestion financière et comptable
• Contrôle de gestion
• Élaboration et suivi budgétaire
• Gestion de trésorerie
• Gestion de subventions et conventions de financement
• Suivi financier de projets
• Gestion des marchés et contrats
• Administration générale
• Ressources humaines
• Gestion juridique et conformité
• Maîtrise avancée d'Excel et des outils de gestion financière
• Maîtrise des outils bureautiques

Compétences attendues

• Excellentes capacités d'organisation
• Grande rigueur
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Sens des responsabilités
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel
• Qualités relationnelles
• Esprit d'initiative
• Force de proposition

Langues

• Français: courant
• Anglais: courant (oral et écrit) indispensable

La maîtrise d'une troisième langue de travail de l'Union africaine (arabe, portugais ou espagnol) constitue un atout.